X ADMINISTRASI PERKANTORAN

Melakukan Prosedur Administrasi

I.          Proses Dokumen-dokumen Kantor

A.      Pengertian Dokumen

Dokumen (arsip) merupakan setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagian yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula.

Atas pengertian di atas, maka yang termasuk dalam pengertian arsip itu misalnya : surat-surat, kwitansi, faktur, pembukuan, daftar gaji, kartu penduduk, bagan organisasi, foto-foto, dan lain sebagainya.

Dalam bahasa Inggris dikenal istilah file yang berarti berkas atau alat atau tempat untuk menyimpan dokumen yang berasal dari kata felum (Latin) yang berarti benang atau tali.

B.       Jenis-jenis Dokumen

Yang termasuk ke dalam jenis-jenis dokumen adalah :

a.       Surat-surat

b.      Kwitansi

c.       Faktur

d.      Pembukuan

e.       Daftar gaji

f.       Kartu penduduk

g.      Bagan organisasi

h.      Foto-foto, dan lain sebagainya.

C.      Cara Penyimpanan Dokumen

Pengelolaan dokumen perusahaan merupakan salah satu unsur dari pengelolaan informasi perusahaan. Dokumen perusahaan sebagai data, catatan, rekaman aktifitas perusahaan, pengelolaannya diatur dalam UU No.8 tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan, PP No. 87 Tahun 1999 tentang Tata Cara Pemusnahan Dokumen perusahaan, PP No. 88 Tahun 1999 tentang Pengalihan Dokumen Perusahaan ke Dalam Microfilm/ Dokumen lainnya Dan Legalisasi. Dokumen perusahaan (corporate records/archives) disamping diperlukan untuk menjarnin kepastian hukum, juga berguna sebagai salah satu bahan dalam pengambilan keputusan (baik top, middle, maupun low management), ingatan perusahaan (corporate memory), dan referensi sejarah perusahaan.

                            I.          Asas Kearsipan

Asas kearsipan adalah pedoman penyelenggaraan kegiatan pengurusan surat atau aktif yang disesuaikan dengan kedudukan unit kerja dalam suatu kantor atau organisasi. Ada tiga asas kearsipan yaitu sebagai berikut :

1.   Asas Sentralisasi

Asas sentralisasi yaitu penyelenggaraan kearsipan dipusatkan pada suatu bagian organisasi unit kerja tersendiri, yakni semua warkat/surat/dokumen disimpan dalam suatu tempat/ruang dan dikelola oleh suatu unit tersendiri yaitu unit sentral.

Ada beberapa keuntungan/kelebihan penggunaan asas sentarlisasi, yaitu :

·      Adanya keseragaman prosedur dann perlengkapan arsip;

·      Pengembangan pegawai ahli dalam wawasan dan keterampilan, kearsipan, atau spesialisasi pegawai kearsipan;

·      Penyelenggaraan dan pengawasan lebih efektif  karena tanggung jawab terpusat;

·      Menghilangkan kekembaran salinan dalam bagian penyelenggaraan yang berlainan;

·      Menjamin bahwa surat-surat atau warkat yang masuk atau keluar dengan perihal yang sama, disimpan menjadi satu;

·      Penghematan biaya, perlengkapan dan pegawai.

Namun demikian, penyelenggaraan sentralisasi mempunyai beberapa kelemahan, diantaranya :

·      Jika arsip diperlukan tidak dapat segera diperoleh karena harus melalui prosedur, apalagi bila letak tempatnya berjauhan;

·      Sistem yang dipergunakan ada kemungkinan tidak sesuai dengan kegiatan bagian masing-masing;

·      Pegawai arsip tidak memiliki pengetahuan bagian lain secara menyeluruh;

·      Makin besar bagian kearsipan makin mudah hilangnya surat atau warkat.

2.   Asas Desentralisasi

Asas desentralisasi yaitu penyelenggaraan kearsipan yang tidak dipusatkan pada suatu unit atau bagian organisasi unit kerja tersendiri, tetapi penyimpanan warkat/surat/dokumen dilakukan pada unit/bagian secara sendiri-sendiri.

Beberapa keuntungan atau kelebihan kearsipan secara desentralisasi yaitu :

·      Mudah memperoleh surat atau warkat yang diperlukan;

·      Waktu dan tenaga lebih hemat karena ada ilokasi unit atau begiannya;

·      Sistem dan metode dapat disesuaikan dengan kegiatan masing-masing.

Beberapa kelemahan kearsipan secara desentralisasi :

·      Tidak ada keseragaman prosedur dan perlegkapan;

·      Pemborosan biaya dan perlengkapan;

·      Pengawasan secara keseluruhan dari pimpinan lebih lanjut;

·      Kemungkinan terdapat arsip karena tiap unit atau bagian memiliki arsip sendiri-sendiri.

3.    Asas Gabungan

Asas gabungan adalah penyelenggaraan pengelolaan arsip dengan memadukan kelebihan asas sentralisasi dan desentralisasi, sehingga kelemahan dari kedua sistem tersebut dapat diminimalisir.  Pada pelaksanaannya, unit sentral bertanggung jawab atas arsip in-aktif seluruh unit kerja atau bagian dari suatu kantor atau organisasi, sedangkakn unit pengolah bertanggung jawab atas arsip aktif dari masing-masing unit kerja.