KARTU UTANG
A. Pengertian Kartu Utang
Utang adalah kewajiban
suatu badan usaha/perusahaan kepada pihak ketiga yang dibayar dengan cara menyerahkan
aktiva atau jasa dalam jangka waktu tertentu sebagai akibat dari transaksi di
masa lalu. Kartu Utang adalah salah satu sarana untuk mencatat adanya mutasi
utang secara terperinci pada tiap-tiap kreditor. Informasi yang terdapat pada
kartu utang yaitu nama kreditor, nomor rekening, syarat pembayaran utang,
formulir untuk mencatat adanya mutasi utang. Sedangkan isi dari formulir
pencatatan mutasi utang yaitu tanggal terjadinya transaksi , keterangan, nomor
bukti transaksi, kolom debit, kredit dan saldo.
Transaksi yang mempengaruhi besarnya saldo utang yaitu
:
a. Transaksi pembelian secara kredit.
b. Transaksi retur pembelian secara kredit.
c. Transaksi pembayaran utang.
B. Membukukan Data Mutasi Utang ke Kartu Utang
1. Dokumen mutasi utang
Seperti yang kita
ketahui bahwa catatan akuntansi untuk mengelola utang adalah kartu utang,
jurnal pembelian, dan jurnal pengeluaran kas. Seperti halnya dengan piutang
dagang, perusahaan juga membutuhkan catatan yang menunjukan utang kepada
masing-masing kreditor (orang yang memberi utang). Untuk itu, perlu disediakan
rekening kontrol, yang disebut utang dagang di buku besar dan rekening-rekening
utang kepada masing-masing kreditur dalam buku pembantu utang (kartu utang).
Jadi, untuk satu kreditor disediakan satu buku pembantu utang. Dasar
didalam kartu utang ini adalah dari jurnal pembelian dan jurnal pengeluaran
kas.
a.
Jurnal pembelian
Jurnal pembelian digunakan untuk mencatat pembelian
secara kredit. Jurnal pembelian yang sederhana hanya memiliki satu kolom jumlah
rupiah, seperti halnya jurnal penjualan. Jurnal pembelian dapat juga dirancang
untuk mencatat pembelian perlengkapan (tidak hanya mencatat pembelian barang
dagangan).
b.
Jurnal pengeluaran kas
Buku jurnal pengeluaran kas berfungsi sebagai tempat
mencatat transaksi yang berhubungan dengan pengeluaran atau pembayaran melaui
kas, yang meliputi pembayaran dengan cara menyerahkan cek atau bilyet giro
kepada pihak yang berhak menerima.
Jurnal pengeluaran kas disusun dalam bentuk
lajur-lajur yang disesuaikan dengan keperluan yang berhubungan dengan volume
dan sifat transaksi yang biasa terjadi dalam perusahaan, misalnya dalam
perusahaan sering membuka transaksi utang, maka akan dibuka kolom utang
tersendiri.
2. Prosedur pencatatan transaksi
utang
Untuk kepentingan informasi mengenai kepada siapa
perusahaan mempunya utang dan berapa besarnya, perusahaan harus menyediakan
buku besar pembantu untuk utang yang berfungsi sebagai tempat mencatat
perubahan utang kepada setiap kreditor. Sehingga setiap kali transaksi
pembelian kredit, faktur yang diterima dari penjual akan dicatat sebagai
berikut:
a. Dalam jurnal pembelian, untuk
keperluan posting keperkiraan (akun) pembelian dan perkiraan (akun) utang.
b. Dalam buku besar pembantu utang,
pada kegiatan kreditor yang bersangkutan.
Kegiatan posting dari jurnal pembelian ke perkiraan
pembelian dan utang dibuku besar dilakukan setiap akhir periode tertentu,
sedang dalam pencatatan buku besar pembantu utang dilakukan setiap terjadi
transaksi yang mengakibatkan perubahan utang.
Dalam buku besar, perkiraan utang dagang akan
menunjukan saldo untuk semua utang. Artinya seluruh utang akan dicatat secara
kolekif (gabungan) dan dikurangi dengan adanya pelunasan kepada kreditor dalam
perkiraan utang dagang. Dengan demikian dalam buku besar umum tidak terdapat
informasi mengenai besarnya utang kepada setiap kreditor.
Lain halnya dengan buku besar pembantu utang yang akan
mencatat secara rinci terjadinya utang dan pelunasan pada masing-masing
kreditor. Satu lajur buku besar pembantu utang untuk satu nama kreditor. Tidak
ada pencatatan secara kolektif.
Contoh bentuk buku besar pembantu utang (dapat
diformat ulang menjadi kartu utang):
Selanjutnya, saldo akun utang dagang dalam buku besar umum, harus sama dengan
total saldo akun-akunkreditor dalam buku besar pembantu utang. Jika terjadi
perbedaan berarti menunjukan adanya kesalahan pencatatan. Kesalahan
pencatatan bisa terjadi pada saat:
a. Mencatat transaksi dalam jurnal
pembelian, atau
b. Pada saat mencatat dalam buku
besar pembantu utang.
Untuk mengecek kesamaan saldo perkiraan utang dagang
total saldo buku besar pembantu utang disusun daftar saldo utang pada setiap
akhir periode. Dalam hubungannya dengan buku besar pembantu utang, perkiraan
utang dagang dalam buku pengendali atau perkiraan kontrol.
