PERSONIL
KANTOR
Orang-orang
yang menjalankan pekerjaan kantor disebut personel kantor. Sama sepeni
orang-orang lain dengan fungsi lain di organisasi yang sama, personel kantor
merupakan aparat organisasi, yakni alat (dalam bahasa Latin aparatus berani
‘alat’) atau sumber daya untuk mencapai tujuan orgionsasi. Kekhususan personel kantor adalah
bahwa ia mengelola informasi-informasi yang diperlukan bagi berjalannya
keseluruhan organisasi.
Tugas dan Tanggung Jawab Personel Kantor
Jenis dan besarnya suatu organisasi sangat
menentukan tugas dan tanggung jawab personel kantor yang bersangkutan. Dalam
sebuah organisasi kecil bisa jadi seluruh pekerjaan kantor diserahkan kepada
satu sekretaris saja, sehingga ia mengerjakan berbagai macam tugas mengetik
surat, mengarsip surat, mencatat pemasukan dan pengeluaran, membuat laporan,
membayar gaji karyawan, menerima tamu, dan sebagainya. Sebaliknya. dalam sebuah
organisasi yang besar mungkin pekerjaan kantor dibagi-bagi ke dalam unit-unit
tersendiri dengan tim personel masing-masing yang memiliki tugas dan
tanggungjawab berbeda-beda pula. Namun, berdasarkan cakupan pekerjaan kantor
yang umum. dapatlah disebutkan beberapa tugas dan tanggung jawab personel
kantor sebagai berikut :
a. Kepala
kantor bertanggung jawab atas beresnya penyelenggaraan seluruh pekerjaan
kantor. Tugasnya antara lain mengatur mekanisme kerja dan pembagian tugas di
antar seluruh personel kantor mengawasi kebenaran, ketepatan, dan kerapian
kerja para personel; mengurus pemenuhan perlengkapan kantor sesuai kebutuhan;
dan sebagainya.
b. Petugas arsip bertanggung jawab atas pencatatan dan penyimpanan semua surat
masuk dan keluar.
c. Pembuat surat bertanggung jawab atas pembuatan konsep surat keluar.
d. Penerima tamu bertanggung jawab alas pelayanan terhadap tamu dan menerima
telepon.
e. Petugas keuangan/kasir bertanggung jawab atas pengelolaan kas dan
pembukuannya secara cermat.
Syarat-Syarat Personal Kantor
Setiap personel kantor perlu memenuhi syarat-syarat
sesuai dengan bidang tugas dan pekerjaannya. Secara umum, syarat-syarat
personel kantor adalah sebagai berikut.
a. Syarat Pengetahuan
Personel kantor harus dapat melakukan penggolongan/klasifikasi berdasarkan
kriteria tertentu. la perlu menguasai matematika sederhana, tata bahasa
Indonesia, dan sebaiknya pula bahasa lnggris secukupnya. Syarat pengetahuan ini
antara lain dapat dijamin, meskipun tidak selalu, oleh bekal pendidikan yang
telah dicapai oleh personel yang bersangkutan, misalnya SLTP, SMU, SMK,
diploma. atau sarjana.
b. Syarat Keterampilan
Sekurang-kurangnya personel kantor harus dapat membaca dan menulis dengan cukup
baik. Keterampilan dasar lain yang umumnya dituntut juga adalah mengetik.
Dengan berkembangnya teknologi. kemampuan menggunakan aplikasi komputer juga
semakin banyak dituntut, khususnya aplikasi pengolah kata dan pengolah data.
Selain itu, personel kantor perlu memiliki kemampuan melaksanakan pekerjaan
secara cermat, teliti, dan berhasil, sesuai dengan standar atau prosedur yang
telah ditentukan dalam bidangnya.
c. Syarat Kepribadian
Kepribadian setiap orang tentu saja unik dan berbeda-beda. Akan tetapi, ada
unsur-unsur sikap yang umum. yang idealnya dimiliki oleh personel kantor, yakni
(1) loyalitas, yaitu kesetiaan terhadap organisasi dan pekerjaannya; (2)
dapat menyimpan rahasia, terutama karena pekerjaannya banyak berkaitan dengan
informasi-informasi penting dan rahasia perusahaan; (3) ketekunan dan
kerajinan; (4) kerapian.
Perangkat Kerja Personel Kantor
Agar personel kantor dapat menjalankan tugasnya
dengan sebaik mungkin dan sesuai dengan tujuan yang hasil diharapkan, mereka
perlu diberi perlengkapan kerja yang memadai, antara lain meja, lemari arsip,
kursi, alat tulis, mesin tik, komputer, kop surat, formulir-formulir, korektor
(tipp-ex), penjepit kertas, stapler, buku agenda, penggaris, dan sebagainya.
Sebaiknya
juga disediakan berbagai pedoman untuk dijadikan rujukan pada saat personel
kantor menjalankan tugasnya. Beberapa pedoman tugas personel kantor yang
biasanya diperlukan adalah:
a. bagan
organisasi;
b. tugas-tugas pekerjaan;
c. tugas-tugas kerumahtanggaan
d. tata cara menelepon;
e. tata cara pelayanan tamu;
f. contoh-contoh bentuk surat dan memo;
g. daftar penyimpanan semua berkas beserta letaknya;
h. daftar alamat dan nomor telepon karyawan dan relasi;
i. peraturan keamanan dari perusahaan;
j. prosedur mengurus perjalanan dan penginapan di hotel:
k. jadwal rapat/pertemuan dan prosedur pengurusannya;
l. prosedur pengunlisan pengeluaran uang;
m. prosedur pemesanan perlengkapan barang;
n. pedoman tata bahasa dan penggunaan tanda baca.
Dengan
perlengkapan yang memadai dan dengan berbagai pedoman yang praktis itu,
personel kantor mengetahui persis apa yang harus dilakukannya dan bagaimana
menjalankannya dengan cara sebaik mungkin.
