C.
Bentuk‐Bentuk Organisasi
Berdasarkan
pola hubungan kerja serta alur wewenang dan tanggung jawabnya dibagi menjadi 3
macam:
1.
Organisasi
Garis/Lini
2.
Organisasi
Garis dan Staf
3.
Organisasi
fungsional
D.
Pengertian Pekerjaan Kantor
1.
George R.
Terry, pekerjaan kantor meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan
pembuatan warkat‐warkat
tertulis dan laporan‐laporan
sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat, guna menyediakan suatu
landasan fakta bagi tindakan pengawasan pimpinan.
2.
Willian
Leffingwell dan Edwin Robinson, menekankan kepada warkat‐warkat dari badan usaha, pembuatan warkat‐warkat, dan pemeliharaannya untuk digunakan mencari
keterangan di kemudian hari.
E.
Fungsi
Pekerjaan Kantor
1.
Memberikan
pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan‐pekerjaan
operatif untuk mencapai tujuan organisasi.
2.
Menyediakan
informasi/keterangan bagi pimpinan organisasi untuk membuat keputusan.
3.
Membantu
kelancaran perkembangan organisasi secara keseluruhan.
Mengidentifikasi pekerjaan kantor
A.
Jenis‐Jenis Pekerjaan Kantor
1.
Menghimpun
2.
Mencatat
3.
Menggandakan
4.
Mengirim
5.
Menyimpan
6.
Melakukan
komunikasi
7.
Menghitung
8.
Pekerjaan
lainnya
B.
Ciri‐Ciri Pekerjaan Kantor
1.
Bersifat
pelayanan
2.
Terbuka dan
luas
3.
Dilaksanakan
oleh semua pihak dalam organisasi
C.
Hasil Jasa
atau Produk Pekerjaan Kantor
1.
Surat
Adalah media komunikasi tertulis yang berisi buah pikiran atau informasi
yang disampaikan kepada pihak lain untuk mendapatkan tanggapan.
2.
Laporan
Adalah suatu bentuk penyampaian informasi, data, atau berita baik secara
lisan maupun tertulis. Didalam laporan terdapat kegiatan pencatatan,
pengumpulan, pemeriksaan, pengetikan dan pengolahan data.
3.
Berbagai
macam dokumen tertulis
Dokumen tertulis lain: tabel, peta, grafik, gambar, buku atau paper Hasil
jasa pekerjaan kantor: kegiatan melayani tamu atau kegiatan memberikan
informasi secara langsung.
4.
Arsip
Merupakan data atau catatan berupa tulisan baik tercetak atau terekam
berupa informasi yang telah terjadi atau berkaitan dengan masa lalu yang
disimpan menurut suatu cara tertentu sehingga informasi tersebut dapat
digunakan dengan lebih baik dan lebih lama.
Mengidentifikasi sarana dan
prasarana administrasi perkantoran
1.
Jenis‐Jenis Sarana dan Prasarana Kantor
Pengertian
sarana menurut KBBI, adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat
dalam mencapai maksud atau tujuan, alat.
Prasarana
adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu
proses (usaha, pembangunan, proyek).
1)
Peralatan/Perlengkapan
Kantor (Offiece Supplies)
2)
Mesin‐Mesin Kantor (Office Machine)
3)
Mesin
Komunikasi Kantor
4)
Perabot
Kantor (Office Furniture)
5)
Interior
Kantor (Office Arrangement)
6)
Tata Ruang
Kantor (Office Lay Out)
2.
Pengelolaan
Sarana dan Prasarana Kantor
Kegiatan pengelolaan
sarana dan prasarana kantor meliputi: pengadaan, penyimpanan, pemeliharaan,
inventarisasi, dan laporan sarana dan prasarana.
a)
Pengadaan
Adalah semua kegiatan penyediaan sarana dan prasarana (perbekalan) untuk
menunjang pelaksanaan tugas.
b)
Penyimpanan
Adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk
menampung hasil pengadaan barang/bahan kantor, baik berasal dari pembelian,
instansi lain, atau yang diperoleh dari bantuan.
c) Pemeliharaan
Adalah kegiatan terus menerus untuk mengusahakan agar barang/bahan kantor
tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai.
Kegiatan
pemeliharaan sarana dan prasarana dapat dilakukan denga berbagai cara:
a.
Pemeliharaan
berdasarkan waktu
b.
Pemeliharaan
berdasarkan jenis barang
d)
Inventarisasi
e)
Laporan
sarana dan prasarana
Adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk melaporkan keadaan sarana dan
prasarana kantor, baik persediaan, mutasi maupun keadaan fisik dari sarana dan
prasarana tersebut dalam periode waktu tertentu. Laporan ini biasanya dibuat
dalam jangka waktu tiga bulan, enam bulan atau satu tahun.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar