MEMAHAMI PRINSIP PRINSIP PENYELENGGARAAN

ADMINISTRASI PERKANTORAN

Administrasi adalah Asal kata dari bahasa latin, ad dan ministrare. Ad artinya intensif dan ministrare artinya melayani, membantu, atau memenuhi.

KBBI, adalah usaha dan kegiatan meliputi penetapan tujuan serta penetapan caracara penyelenggaraan pembinaan organisasi; usaha dan kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintahan; kegiatan kantor dan tata usaha.

Kantor Menurut KBBI, adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan (perusahaan), tempat bekerja.

Administrasi Perkantoran menurut William Spriegel dan Ernest Davies Dalam buku “Principles of Business Organization and Operation”, manajemen kantor adalah pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan‐kegiatan seperti transportasi, manufakturing, pergudangan, dan penjualan.

Mendeskripsikan administrasi perkantoran

A.    Administrasi

1.      Pengertian Administrasi

1)      Asal kata dari bahasa latin, ad dan ministrare. Ad artinya intensif dan ministrare artinya melayani, membantu, atau memenuhi.

2)      Dalam bahasa inggris “administration.

3)      KBBI, adalah usaha dan kegiatan meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara-cara penyelenggaraan pembinaan organisasi, usaha dan kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintahan, kegiatan kantor dan tata usaha.

2.      Unsur‐Unsur Administrasi

Menurut The Liang Gie dalam buku “Adminitrasi Perkantoran Modern”terdiri dari delapan unsur:

1)      Pengorganisasian

2)      Manajemen

3)      Tata hubungan

4)      Kepegawaian

5)      Keuangan

6)      Perbekalan

7)      Tata usaha

8)      Perwakilan

3.      Fungsi Adminitrasi

Menurut Quible ada lima yaitu:

1)      Fungsi rutin: fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan.

2)      Fungsi teknis; fungsi administrasi membutuhkan pendapat, keputusan dan ketrampilan perkantoran yang memadai.

3)      Fungsi analisis: fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif disertai kemampuan mengambil keputusan, seperti membuat keputusan pembelian.

4)      Fungsi interpersonal: fungsi administrasi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan serta ketrampilan yang berhubungan dengan orang lain seperti mengoordinasikan tim.

5)      Fungsi manajerial: fungsi administrasi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian, pengukuran dan pemotivasian.

B.     Kantor

1.      Pengertian

1)      Menurut KBBI, adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan (perusahaan), tempat bekerja

2)      Kantor merupakan suatu unit organisasi yang terdiri dari tempat personil dan operasi ketatausahaan.

2.      Tujuan kantor

Memberikan pelayanan komunikasi dan perekaman

3.      Fungsi kantor

1)      Menerima informasi

2)      Merekam informasi

3)      Mengatur informasi

4)      Memberi informasi

5)      Melindungi aset/harta

C.     Pengertian Administrasi Perkantoran

1.      William Spriegel dan Ernest Davies

Dalam buku “Principles of Business Organization and Operation”, manajemen kantor adalah pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan‐kegiatan seperti transportasi, manufakturing, pergudangan, dan penjualan

2.      George R. Terry Dalam buku”Office Management and Control” manajemen kantor adalah perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan.

D.    Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

1.      Kegiatan Kantor

1)      Perencanaan perkantoran (office planning)

2)      Pengorganisasian perkantoran (office organizing)

3)      Pengarahan perkantoran (office actuating)

4)      Pengawasan perkantoran (office controlling)

2.      Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran

1)      Lokasi kantor

2)      Gedung

3)      Peralatan

4)      Interior

5)      Mesin‐mesin kantor

Mendeskripsikan fungsi pekerjaan kantor

A.    Pengertian Organisasi

1.      Asal kata dari bahasa yunani, “Organon”. Dalam bahasa latin “Organum”artinya alat, bagian, anggota atau badan.

2.      KBBI = Adalah kesatuan (susunan) yang terdiri atas bagian‐bagian (orang) dalam perkumpulan untuk mencapai tujuan tertentu; kelompok kerja sama antara orang‐orang yang diadakan untuk mencapai tujuan bersama.

3.      Kamus administrasi, adalah suatu usaha kerja sama dari sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu kesimpulan dari definisi, ciri‐ciri organisasi sebagai berikut:

1)      Terdapat sekelompok orang (dua atau lebih)

2)      Ada kerja sama

3)      Ada tujuan bersama