PRINSIP DASAR DAN PEMAHAMAN MENGENAI KOMUNIKASI
BISNIS
BENTUK DASAR KOMUNIKASI
Komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui sistem yang biasa (lazim) baik dengan simbol-simbol, sinyal, maupun perilaku atau tindakan (Willian C. Himstreet dan Wayne Murlin Baty dalam Business Communications : Principles and Methods)
Komunikasi :
Komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui sistem yang biasa (lazim) baik dengan simbol-simbol, sinyal, maupun perilaku atau tindakan (Willian C. Himstreet dan Wayne Murlin Baty dalam Business Communications : Principles and Methods)
Komunikasi :
melibatkan dua orang atau lebih
menggunakan cara - cara (melalui lisan, tulisan, maupun sinyal-sinyal
non verbal
PENGERTIAN KOMUNIKASI BISNIS
Berikut adalah beberapa pengertian komunikasi
bisnis yang diambil dari beberapa sumber :
· Komunikasi bisnis adalah setiap komunikasi yang
digunakan untuk membangun partnerships, sumber daya intelektual, untuk
mempromosikan satu gagasan; suatu produk; servis; atau suatu organisasi, dengan
sasaran untuk menciptakan nilai bagi bisnis yang dijalankan. Komunikasi Bisnis
meliputi pengetahuan yang menyeluruh dari sisi internal dan eksternal bisnis
tersebut. Komunikasi yang internal termasuk komunikasi visi
(perseroan/perusahaan), strategi, rencana-rencana, kultur/budaya perusahaan,
nilai-nilai dan prinsip dasar yang terdapat di perusahaan, motivasi karyawan,
serta gagasan-gagasan, dll. Komunikasi eksternal termasuk merek, pemasaran,
iklan, hubungan pelanggan, humas, hubungan-hubungan media, negosiasi-negosiasi
bisnis, dll. Bagaimanapun bentuknya, semua hal tersebut memiliki tujuan yang
sama, yaitu menciptakan suatu nilai bisnis (create business value).
· Komunikasi bisnis adalah komunikasi yang
digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai macam bentuk komunikasi
baik komunikasi verbal maupun nonverbal.
· Komunikasi bisnis adalah proses pertukaran pesan atau informasi untuk mencapai efektivitas dan efisiensi produk kerja di dalam struktur dan sistem organisasi. Dalam kegiatan komunikasi bisnis, pesan hendaknya tidak hanya sekedar informatif tetapi juga haruslah Persuasif, agar pihak lain bersedia menerima suatu paham atau keyakinan atau melakukan suatu perbuatan atau kegiatan.
· Komunikasi bisnis adalah proses pertukaran pesan atau informasi untuk mencapai efektivitas dan efisiensi produk kerja di dalam struktur dan sistem organisasi. Dalam kegiatan komunikasi bisnis, pesan hendaknya tidak hanya sekedar informatif tetapi juga haruslah Persuasif, agar pihak lain bersedia menerima suatu paham atau keyakinan atau melakukan suatu perbuatan atau kegiatan.
Komunikasi bisnis adalah proses pertukaran pesan
atau informasi untuk mencapai efektivitas dan efisiensi produk kerja di dalam
struktur dan sistem organisasi. Dalam kegiatan komunikasi bisnis, pesan
hendaknya tidak hanya sekedar informatif tetapi juga haruslah Persuasif, agar
pihak lain bersedia menerima suatu paham atau keyakinan atau melakukan suatu
perbuatan atau kegiatan.
Komunikasi bisnis berbeda dengan komunikasi antar
pribadi maupun komunikasi lintas budaya. Komunikasi antar pribadi (
interpersonal communications ) merupakan bentuk komunikasi yang lazim dijumpai
dalam kehidupan sehari-hariantara dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan
tertentu. Sedangkan komunikasi lintas budaya ( intercultural / communication )
merupakan bentuk komunikasi yang dilakukan antara dua orang atau lebih, yang
masing – masing memiliki budaya yang berbeda.
Komunikasi Bisnis adalah komunikasi yang digunakan
dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai macam bentuk komunikasi baik komunikasi
verbal maupun non verbal.
Bentuk Dasar Komunikasi
Verbal : melalui tulisn dan lisan
Non Verbal : bahasa tubuh, ekspresi
Komunikasi Verbal
Komunikasi dalam bisnis dapat efektif tergantung
pada keterampilan menyampaikan (melalui tulisan dan berbicara) dan menerima
(mendengar dan membaca) pesan-pesan bisnis.
Komunikasi verbal ( verbal communication ) adalah
bentuk komunikasi yang disampaikan komunikator kepada komunikan dengan cara
tertulis (written) atau lisan (oral). Sepasang kekasih ber sms- an tiap hari,
seorang presenter membawakan acara musik di stasion televisi, seorang wartawan
menulis berita atau opininya di surat kabar, atau seorang ayah menelpon
anaknya, itu merupakan sebagian kecil contoh komunikasi verbal.
Dalam dunia bisnis, komunikasi verbal menempati
porsi besar. Karena kenyataannya, ide-ide, pemikiran atau keputusan, lebih
mudah disampaikan secara verbal ketimbang non verbal. Dengan harapan, komunikan
(baik pendengar maun pembaca ) bisa lebih mudah memahami pesan-pesan yang
disampaikan.
Prakteknya, komunikais verbal bisa dilakukan dengan cara :
Berbicara dan menulis. Umumnya untuk
menyampaikan bussines message,orang cenderung lebih menyukai speaking
(berbicara) ketimbang (writing ). Selain karena alas an praktis, speaking
dianggap lebih mudah “menyentuh” sasaran karena langsung didengar komunikan.
Namun bukan berarti pesan tertulis tidak penting. Untuk menyampaikan pesan
bisnis yang panjang dan memerlukan pemahaman dan pengkajian matang, diperlukan
pula penyampaian writing. Semisal penyampaian bussines report. Sangat tidak
mungkin jika hanya disampaikan dengan berbicara.
Mendengarkan dan membaca. Kenyataan
menunjukkan, pelaku bisnis lebih sering mendapatkan informasi ketimbang
menyampaikan informasi. Dan aktivitas penerimaan informasi.pesan bisnis ini
dilakukan lewat proses (listening) mendengarkan dan membaca (reading).
Sayangnya, kenyataan juga menunjukkan, masih banyak di antara kalangan bisnis
yang tidak memiliki kemampuan dan kemauan memadai untuk melakukan proses
reading dan listening ini. Sehingga pesan penting sering hanya berlalu begitu
saja, dan hanya sebagian kecil yang tercerna dengan baik.
Bentuk Komunikasi Verbal :
1.
membuat dan mengirim surat klaim
2.
membuat dan mengirim surat penawaran harga kepada
pihak lain
3.
membuat dan mengirim surat pemesanan barangan
kepada pihak lain
4.
membuat dan mengirim surat konfirmasi kepada
pelanggan
5.
membuat dan mengirim surat kontrak kerja kepada
pihak lain
6.
memberi informasi kepada pelanggan yang meminta
informasi tentang produk baru
7.
berdiskusi dalam suatu tim kerja (team work)
8.
melakukan wawancara kerja dengan para pelamar kerja
di suatu perusahaan
9.
mengadakan briefing dengan staf karyawan
10.
mengadakan pelatihan manajemen kepada para manajer
operasional/lini bawah
11.
melakukan presentasi proposal pengembangan
perusahaan di hadapan tim penguji
12.
melakukan teleconference dengan pihak lain
KOMUNIKASI NON VERBAL
Meski jarang disadari diyakini manfaatnya,
Komunikais non verbal ( non verbal communicarion) merupakan hal yang penting. Banyak
komunikasi verbal tidak efektif hanya karena komunikatornya tidak menggunakan
komunikasi non verbal dengan baik dalam waktu bersamaan. Melalui komunikasi non
verbal, orang bisa mengambil suatu kesimpulan mengenainsuatu kesimpulan tentang
berbagai macam persaan orang, baik rasa senang, benci, cinta, kangen dan
berbagai macam perasaan lainnya. Kaitannya dengan dunia bisnis, komunikasi non
verbal bisa membantu komunikator untuk lebih memperkuat pesan yang disampaikan
sekaligus memahami reaksi komunikan saat menerima pesan.
Bentuk komunikasi non verbal sendiri di antaranya adalah, bahasa isyarat, ekspresi wajah, sandi, symbol-simbol, pakaian sergam, warna dan intonasi suara.
Bentuk komunikasi non verbal sendiri di antaranya adalah, bahasa isyarat, ekspresi wajah, sandi, symbol-simbol, pakaian sergam, warna dan intonasi suara.
Tujuan komunikais non verbal ;
- Menyediakan/memberikan informasi
- Mengatur alur suatu percakapan
-Mengekspresikan suatu emosi
-Memberi sifat, melengkapi, menentang atau mengembangkankan pesan-pesan verbal.
-Mengendalikan atau mempersuasi orang lain
-Mempermudah tugas-tugas khusus, misalnya dalam mengajar seseorang untuk melakukan serve badmintos, belajar golf dan sejenisnya.
- Menyediakan/memberikan informasi
- Mengatur alur suatu percakapan
-Mengekspresikan suatu emosi
-Memberi sifat, melengkapi, menentang atau mengembangkankan pesan-pesan verbal.
-Mengendalikan atau mempersuasi orang lain
-Mempermudah tugas-tugas khusus, misalnya dalam mengajar seseorang untuk melakukan serve badmintos, belajar golf dan sejenisnya.
Lebih jauh, relevansi komunikasi non verbal dalam
dunia bisnis, komunikasi non verbal yang disampaikan dengan baik akan mampu
membantu seseorang meningkatkan kredibilitas dan potensi leadeship, selain
tentunya akan mempermudah proses penyampaian pesan inti kepada komunikan.
Bentuk Komunikasi Non Verbal
1.
menggerakkan gigi untuk menunjukkan kemarahan
2.
mengerutkan dahi untuk menunjukkan seseorang sedang
serius/ berpikir
3.
gambar pria/wanita yang dipasang dipintu masuk
toilet umum untuk
4.
menunjukkan kamar sesuai dengan jenis kelaminnya
5.
berpangku tangan untuk menunjukkan seseorang sedang
melam
6.
tersenyum dan berjabat tangan dengan orang lain
untuk mewujudkan rasa senang,
7.
simpati dan penghormatan
8.
membuang muka untuk menunjukkan sikap tidak senang
atau antipati terhadap
9.
orang lain
10.
menggelengkan kepala untuk menunjukkan sikap
menolak atau keheranan
11.
asbak di atas meja yang menunjukkan tamu
diperkenankan/ boleh merokok
12.
mengirimkan bunga sebagai tanda kesuksesan, cinta
atau duka cita
Pentingnya Komunikasi Non Verbal
1.
menyediakan/ memberikan informasi
2.
mengatur alur suatu percakapan
3.
mengekspresikan emosi
4.
memberi sifat, melengkapi, mengembangkan komunikasi
verbal
5.
mengendalikan/ mempengaruhi orang lain
6.
mempermudah tugas-tugas khusus
Bila sasaran komunikasi dapat diterapkan dalam suatu organisasi baik
organisasi pemerintah, organisasi kemasyarakatan, maupun organisasi perusahaan,
maka sasaran yang dituju pun akan beraneka ragam, tapi tujuan utamanya tentulah
untuk mempersatukan individu-individu yang tergabung dalam organisasi tersebut.
Berdasarkan sifat komunikasi
dan jumlah komunikasi menurut Onong Uchyana Effendi, dalam bukunya
“Dimensi-Dimensi Komunikasi” hal. 50, komunikasi dapat digolongkan ke dalam
tiga kategori:
1. Komunikasi antar pribadi
Komunikasi
ini penerapannya antara pribadi/individu dalam usaha menyampaikan informasi
yang dimaksudkan untuk mencapai kesamaan pengertian, sehingga dengan demikian
dapat tercapai keinginan bersama.
2. Komunikasi kelompok
Pada
prinsipnya dalam melakukan suatu komunikasi yang ditekankan adalah faktor kelompok,
sehingga komunikasi menjadi lebih luas. Dalam usaha menyampaikan informasi,
komunikasi dalam kelompok tidak seperti komunikasi antar pribadi.
3. Komunikasi massa
Komunikasi
massa dilakukan dengan melalui alat, yaitu media massa yang meliputi cetak dan
elektronik.
Dalam melakukan komunikasi
organisasi, Steward L.Tubbs dan Sylvia Moss dalam Human Communication
menguraikan adanya 3 (tiga) model dalam komunikasi:
1. Model
komunikasi linier (one-way communication), dalam model ini komunikator memberikan
suatu stimuli dan komunikan melakukan respon yang diharapkan tanpa mengadakan
seleksi dan interpretasi. Komunikasinya bersifat monolog.
2. Model
komunikasi interaksional. Sebagai kelanjutan dari model yang pertama, pada
tahap ini sudah terjadi feedback atau umpan balik. Komunikasi yang berlangsung
bersifat dua arah dan ada dialog, di mana setiap partisipan memiliki peran
ganda, dalam arti pada satu saat bertindak sebagai komunikator, pada saat yang
lain bertindak sebagai komunikan.
3. Model
komunikasi transaksional. Dalam model ini komunikasi hanya dapat dipahami dalam
konteks hubungan (relationship) antara dua orang atau lebih. Pandangan ini
menekankan bahwa semua perilaku adalah komunikatif. Tidak ada satupun yang
tidak dapat dikomunikasikan.
Mengenai organisasi, salah
satu defenisi menyebutkan bahwa organisasi
merupakan suatu kumpulan atau sistem individual yang melalui suatu
hirarki/jenjang dan pembagian kerja, berupaya mencapai tujuan yang ditetapkan.
Dari batasan tersebut dapat digambarkan bahwa dalam suatu organisasi
mensyaratkan:
- Adanya suatu jenjang jabatan ataupun kedudukan yang memungkinkan semua individu dalam organisasi tersebut memiliki perbedaan posisi yang jelas, seperti pimpinan, staff pimpinan dan karyawan.
- Adanya pembagian kerja, dalam arti setiap orang dalam sebuah institusi baik yang komersial maupun sosial, memiliki satu bidang pekerjaan yang menjadi tanggungjawabnya.
Dengan landasan konsep-konsep komunikasi dan organisasi sebagaimana yang
telah diuraikan, maka kita dapat memberi batasan tentang komunikasi dalam
organisasi secara sederhana, yaitu komunikasi antarmanusia (human
communication) yang terjadi dalam kontek organisasi. Atau dengan meminjam
definisi dari Goldhaber, komunikasi organisasi diberi batasan sebagai arus
pesan dalam suatu jaringan yang sifat hubungannya saling bergabung satu sama
lain (the flow of messages within a network of interdependent
relationships
Proses Komunikasi
Pada tataran teoritis, paling tidak kita mengenal atau memahami komunikasi dari dua perspektif, yaitu:
Pada tataran teoritis, paling tidak kita mengenal atau memahami komunikasi dari dua perspektif, yaitu:
- Perspektif Kognitif. Komunikasi menurut Colin Cherry, yang mewakili perspektif kognitif adalah penggunaan lambang-lambang (symbols) untuk mencapai kesamaan makna atau berbagi informasi tentang satu objek atau kejadian. Informasi adalah sesuatu (fakta, opini, gagasan) dari satu partisipan kepada partisipan lain melalui penggunaan kata-kata atau lambang lainnya. Jika pesan yang disampaikan diterima secara akurat, receiver akan memiliki informasi yang sama seperti yang dimiliki sender, oleh karena itu tindak komunikasi telah terjadi.
- Perspektif Perilaku. Menurut BF. Skinner dari perspektif perilaku memandang komunikasi sebagai perilaku verbal atau simbolik di mana sender berusaha mendapatkan satu efek yang dikehendakinya pada receiver. Masih dalam perspektif perilaku, FEX Dance menegaskan bahwa komunikasi adalah adanya satu respons melalui lambang-lambang verbal di mana simbol verbal tersebut bertindak sebagai stimuli untuk memperoleh respons. Kedua pengertian komunikasi yang disebut terakhir, mengacu pada hubungan stimulus respons antara sender dan receiver.
Setelah
kita memahami pengertian komunikasi dari dua perspektif yang berbeda, kita
mencoba melihat proses komunikasi dalam suatu organisasi. Menurut Jerry
W. Koehler dan kawan-kawan, bagi suatu organisasi, perspektif perilaku
dipandang lebih praktis karena komunikasi dalam organisasi bertujuan untuk
mempengaruhi penerima (receiver). Satu respons khusus diharapkan oleh
pengirim pesan (sender) dari setiap pesan yang disampaikannya. Ketika
satu pesan mempunyai efek yang dikehendaki, bukan suatu persoalan apakah
informasi yang disampaikan tersebut merupakan tindak berbagi informasi atau
tidak.
Sekarang
kita mencoba memahami proses komunikasi antarmanusia yang disajikan dalam suatu
model berikut:
Proses komunikasi diawali oleh sumber (source)
baik individu ataupun kelompok yang berusaha berkomunikasi dengan individu atau
kelompok lain, sebagai berikut:
- Langkah pertama yang dilakukan sumber adalah ideation yaitu penciptaan satu gagasan atau pemilihan seperangkat informasi untuk dikomunikasikan. Ideation ini merupakan landasan bagi suatu pesan yang akan disampaikan.
- Langkah kedua dalam penciptaan suatu pesan adalah encoding, yaitu sumber menerjemahkan informasi atau gagasan dalam wujud kata-kaya, tanda-tanda atau lambang-lambang yang disengaja untuk menyampaikan informasi dan diharapkan mempunyai efek terhadap orang lain. Pesan atau message adalah alat-alat di mana sumber mengekspresikan gagasannya dalam bentuk bahasa lisan, bahasa tulisan ataupun perilaku nonverbal seperti bahasa isyarat, ekspresi wajah atau gambar-gambar.
- Langkah ketiga dalam proses komunikasi adalah penyampaian pesan yang telah disandi (encode). Sumber menyampaikan pesan kepada penerima dengan cara berbicara, menulis, menggambar ataupun melalui suatu tindakan tertentu. Pada langkah ketiga ini, kita mengenal istilah channel atau saluran, yaitu alat-alat untuk menyampaikan suatu pesan. Saluran untuk komunikasi lisan adalah komunikasi tatap muka, radio dan telepon. Sedangkan saluran untuk komunikasi tertulis meliputi setiap materi yang tertulis ataupun sebuah media yang dapat mereproduksi kata-kata tertulis seperti: televisi, kaset, video atau OHP (overheadprojector). Sumber berusaha untuk mebebaskan saluran komunikasi dari gangguan ataupun hambatan, sehingga pesan dapat sampai kepada penerima seperti yang dikehendaki.
- Langkah keempat, perhatian dialihkan kepada penerima pesan. Jika pesan itu bersifat lisan, maka penerima perlu menjadi seorang pendengar yang baik, karena jika penerima tidak mendengar, pesan tersebut akan hilang. Dalam proses ini, penerima melakukan decoding, yaitu memberikan penafsiran interpretasi terhadap pesan yang disampaikan kepadanya. Pemahaman (understanding) merupakan kunci untuk melakukan decoding dan hanya terjadi dalam pikiran penerima. Akhirnya penerimalah yang akan menentukan bagaimana memahami suatu pesan dan bagaimana pula memberikan respons terhadap pesan tersebut.
- Proses terakhir dalam proses komunikasi adalah feedback atau umpan balik yang memungkinkan sumber mempertimbangkan kembali pesan yang telah disampaikannya kepada penerima. Respons atau umpan balik dari penerima terhadap pesan yang disampaikan sumber dapat berwujud kata-kata ataupun tindakan-tindakan tertentu. Penerima bisa mengabaikan pesan tersebut ataupun menyimpannya. Umpan balik inilah yang dapat dijadikan landasan untuk mengevaluasi efektivitas komunikasi.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar