XII AKT UTANG

Membukukan Data Mutasi Utang ke Kartu Utang

1.  Dokumen mutasi utang

Seperti yang kita ketahui bahwa catatan akuntansi untuk mengelola utang adalah kartu utang, jurnal pembelian, dan jurnal pengeluaran kas. Seperti halnya dengan piutang dagang, perusahaan juga membutuhkan catatan yang menunjukan utang kepada masing-masing kreditor (orang yang memberi utang). Untuk itu, perlu disediakan rekening kontrol, yang disebut utang dagang di buku besar dan rekening-rekening utang kepada masing-masing kreditur dalam buku pembantu utang (kartu utang). Jadi, untuk satu kreditor disediakan satu buku pembantu utang. Dasar didalam kartu utang ini adalah dari jurnal pembelian dan jurnal pengeluaran kas.

a.         Jurnal pembelian

Jurnal pembelian digunakan untuk mencatat pembelian secara kredit. Jurnal pembelian yang sederhana hanya memiliki satu kolom jumlah rupiah, seperti halnya jurnal penjualan. Jurnal pembelian dapat juga dirancang untuk mencatat pembelian perlengkapan (tidak hanya mencatat pembelian barang dagangan).

b.      Jurnal pengeluaran kas

Buku jurnal pengeluaran kas berfungsi sebagai tempat mencatat transaksi yang berhubungan dengan pengeluaran atau pembayaran melaui kas, yang meliputi pembayaran dengan cara menyerahkan cek atau bilyet giro kepada pihak yang berhak menerima.

Jurnal pengeluaran kas disusun dalam bentuk lajur-lajur yang disesuaikan dengan keperluan yang berhubungan dengan volume dan sifat transaksi yang biasa terjadi dalam perusahaan, misalnya dalam perusahaan sering membuka transaksi utang, maka akan dibuka kolom utang tersendiri.

2.    Prosedur pencatatan transaksi utang

Untuk kepentingan informasi mengenai kepada siapa perusahaan mempunya utang dan berapa besarnya, perusahaan harus menyediakan buku besar pembantu untuk utang yang berfungsi sebagai tempat mencatat perubahan utang kepada setiap kreditor. Sehingga setiap kali transaksi pembelian kredit, faktur yang diterima dari penjual akan dicatat sebagai berikut:

a.    Dalam jurnal pembelian, untuk keperluan posting keperkiraan (akun) pembelian dan perkiraan (akun) utang.

b.    Dalam buku besar pembantu utang, pada kegiatan kreditor yang bersangkutan.

Kegiatan posting dari jurnal pembelian ke perkiraan pembelian dan utang dibuku besar dilakukan setiap akhir periode tertentu, sedang dalam pencatatan buku besar pembantu utang dilakukan setiap terjadi transaksi yang mengakibatkan perubahan utang.

Dalam buku besar, perkiraan utang dagang akan menunjukan saldo untuk semua utang. Artinya seluruh utang akan dicatat secara kolekif (gabungan) dan dikurangi dengan adanya pelunasan kepada kreditor dalam perkiraan utang dagang. Dengan demikian dalam buku besar umum tidak terdapat informasi mengenai besarnya utang kepada setiap kreditor.

Lain halnya dengan buku besar pembantu utang yang akan mencatat secara rinci terjadinya utang dan pelunasan pada masing-masing kreditor. Satu lajur buku besar pembantu utang untuk satu nama kreditor. Tidak ada pencatatan secara kolektif.

Contoh bentuk buku besar pembantu utang (dapat diformat ulang menjadi kartu utang):

                Selanjutnya, saldo akun utang dagang dalam buku besar umum, harus sama dengan total saldo akun-akunkreditor dalam buku besar pembantu utang. Jika terjadi perbedaan berarti menunjukan adanya kesalahan pencatatan. Kesalahan pencatatan bisa terjadi pada saat:

a.    Mencatat transaksi dalam jurnal pembelian, atau

b.    Pada saat mencatat dalam buku besar pembantu utang.

Untuk mengecek kesamaan saldo perkiraan utang dagang total saldo buku besar pembantu utang disusun daftar saldo utang pada setiap akhir periode. Dalam hubungannya dengan buku besar pembantu utang, perkiraan utang dagang dalam buku pengendali atau perkiraan kontrol.

Contoh bentuk daftar saldo utang:

MELAKUKAN PENGECEKAN SALDO HUTANG

1. Rumus Saldo Utang

a.     Rumus untuk pengecekan saldo utang

Saldo awal utang                                                                             xxx

Jumlah pembelian kredit/buku pembelian         xxx

Penjumlahan                                                                                                     xxx

Pembayaran utang buku pengeluaran kas                            xxx

Retur pembelian                                                                             xxx

Total pembayaran dan retur                                                                                       (xxx)

Saldo utang akhir                                                                                                              xxx

b.     Pencocokan saldo akun buku besar utang dengan daftar saldo utang disebut pengecekan saldo utang. Berikut prosedur pengecekan saldo utang :

1)     Mengadakan inventarisasi dan rekapitulasi atas transaksi dan kartu utang setiap kreditor.

2)    Memposting transaksi yang berasal dari catatan buku jurnal ke dalam akun buku utang dagang. Kemudian, besar utang pada periode tersebut disajikan dalam laporan utang.

3)    Saldo akhir menurut catatan daftar saldo utang harus sama dengan catatan pada akun utang dagang.

2. Membuat Laporan Utang

Mencatat jumlah utang dan memeriksa pembayaran utang sesuai tanggal jatuh tempo utang merupakan tugas utama bagian utang. Pengelola kartu utang harus membuat laporan saldo utang tiap kreditor dan utang yang telah jatuh tempo secara periodic. Tanggal jatuh tempo pembayaran utang ditetapkan berdasarkan tanggal faktur pembelian dan syarat pembayaran yang telah ditetapkan oleh pihak penjual. Berikut penggolongan status utang.

a.     Utang yang belum jatuh tempo

b.     Utang dalam masa telah jatuh tempo

c.     Utang yang belum dibayar