I.
Proses
Dokumen-dokumen Kantor
A.
Pengertian
Dokumen
Dokumen
(arsip) merupakan setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun
bagian yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok
persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan
orang (itu) pula.
Atas
pengertian di atas, maka yang termasuk dalam pengertian arsip itu misalnya :
surat-surat, kwitansi, faktur, pembukuan, daftar gaji, kartu penduduk, bagan
organisasi, foto-foto, dan lain sebagainya.
Dalam bahasa
Inggris dikenal istilah file yang berarti berkas atau alat atau tempat
untuk menyimpan dokumen yang berasal dari kata felum (Latin) yang
berarti benang atau tali.
B.
Jenis-jenis
Dokumen
Yang
termasuk ke dalam jenis-jenis dokumen adalah :
a.
Surat-surat
b.
Kwitansi
c.
Faktur
d.
Pembukuan
e.
Daftar gaji
f.
Kartu
penduduk
g.
Bagan
organisasi
h.
Foto-foto,
dan lain sebagainya.
C.
Cara
Penyimpanan Dokumen
Pengelolaan
dokumen perusahaan merupakan salah satu unsur dari pengelolaan informasi
perusahaan. Dokumen perusahaan sebagai data, catatan, rekaman aktifitas
perusahaan, pengelolaannya diatur dalam UU No.8 tahun 1997 tentang Dokumen
Perusahaan, PP No. 87 Tahun 1999 tentang Tata Cara Pemusnahan Dokumen
perusahaan, PP No. 88 Tahun 1999 tentang Pengalihan Dokumen Perusahaan ke Dalam
Microfilm/ Dokumen lainnya Dan Legalisasi. Dokumen perusahaan (corporate
records/archives) disamping diperlukan untuk menjarnin kepastian hukum, juga
berguna sebagai salah satu bahan dalam pengambilan keputusan (baik top, middle,
maupun low management), ingatan perusahaan (corporate memory), dan referensi
sejarah perusahaan.
I.
Asas
Kearsipan
Asas
kearsipan adalah pedoman penyelenggaraan kegiatan pengurusan surat atau aktif
yang disesuaikan dengan kedudukan unit kerja dalam suatu kantor atau
organisasi. Ada tiga asas kearsipan yaitu sebagai berikut :
1.
Asas Sentralisasi
Asas sentralisasi
yaitu penyelenggaraan kearsipan dipusatkan pada suatu bagian organisasi unit
kerja tersendiri, yakni semua warkat/surat/dokumen disimpan dalam suatu
tempat/ruang dan dikelola oleh suatu unit tersendiri yaitu unit sentral.
Ada beberapa
keuntungan/kelebihan penggunaan asas sentarlisasi, yaitu :
·
Adanya
keseragaman prosedur dann perlengkapan arsip;
·
Pengembangan
pegawai ahli dalam wawasan dan keterampilan, kearsipan, atau spesialisasi
pegawai kearsipan;
·
Penyelenggaraan
dan pengawasan lebih efektif karena tanggung jawab terpusat;
·
Menghilangkan
kekembaran salinan dalam bagian penyelenggaraan yang berlainan;
·
Menjamin
bahwa surat-surat atau warkat yang masuk atau keluar dengan perihal yang sama,
disimpan menjadi satu;
·
Penghematan
biaya, perlengkapan dan pegawai.
Namun
demikian, penyelenggaraan sentralisasi mempunyai beberapa kelemahan,
diantaranya :
·
Jika arsip
diperlukan tidak dapat segera diperoleh karena harus melalui prosedur, apalagi
bila letak tempatnya berjauhan;
·
Sistem yang
dipergunakan ada kemungkinan tidak sesuai dengan kegiatan bagian masing-masing;
·
Pegawai
arsip tidak memiliki pengetahuan bagian lain secara menyeluruh;
·
Makin besar
bagian kearsipan makin mudah hilangnya surat atau warkat.
2.
Asas
Desentralisasi
Asas
desentralisasi yaitu penyelenggaraan kearsipan yang tidak dipusatkan pada suatu
unit atau bagian organisasi unit kerja tersendiri, tetapi penyimpanan
warkat/surat/dokumen dilakukan pada unit/bagian secara sendiri-sendiri.
Beberapa
keuntungan atau kelebihan kearsipan secara desentralisasi yaitu :
·
Mudah
memperoleh surat atau warkat yang diperlukan;
·
Waktu dan
tenaga lebih hemat karena ada ilokasi unit atau begiannya;
·
Sistem dan
metode dapat disesuaikan dengan kegiatan masing-masing.
Beberapa
kelemahan kearsipan secara desentralisasi :
·
Tidak ada
keseragaman prosedur dan perlegkapan;
·
Pemborosan
biaya dan perlengkapan;
·
Pengawasan
secara keseluruhan dari pimpinan lebih lanjut;
·
Kemungkinan
terdapat arsip karena tiap unit atau bagian memiliki arsip sendiri-sendiri.
3.
Asas
Gabungan
Asas
gabungan adalah penyelenggaraan pengelolaan arsip dengan memadukan kelebihan
asas sentralisasi dan desentralisasi, sehingga kelemahan dari kedua sistem
tersebut dapat diminimalisir. Pada pelaksanaannya, unit sentral
bertanggung jawab atas arsip in-aktif seluruh unit kerja atau bagian dari suatu
kantor atau organisasi, sedangkakn unit pengolah bertanggung jawab atas arsip
aktif dari masing-masing unit kerja.
II.
Sistem
Penyimpanan Dokumen
Kearsipan
adalah semua kegiatan pengurusan arsip yang dimulai dari kegiatan penciptaan
arsip, penyimpanan (filing), dan penemuan kembali (finding), penyelamatan arsip
(pengamanan, pemeliharaan, dan perawatan) dan penyusutan arsip
(pemindahan,pemusnahan, dan penyerahan).
Sistem
penyimpanan warkat(filing system), dapat dibedakan dalam 5 macam, yaitu sebagai
berikut :
1. System abjad (alphabetic filing
system)
Sistem abjad adalah sistem
penyimpanan atau penyimpanan berkas /arsip berdasarkan abjad, disusun mulai
huruf A sampai dengan huruf Z. Dalam penyusunannya, surat-surat disusun
berdasarkan huruf pertama dari nama orang atau organisasi, instansi, lembaga,
kantor atau perusahaan yang sudah di dindeks.
2. System masalah ( subject filing
system)
Sistem masalah adalah sistem
penyimpanan atau penataan berkas/arsip berdasarkan pokok permasalahan dalam surat
atau dokumen yang bertalian.
3. Sistem wilayah (geographic filing
system)
Sistem wilayah adalah sistem
penyimpanan atau penataan berkas/arsip berdasarkan letak wilayah dengan
berpedoman kepada daerah/kota/negara atau alamat surat.
4. Sistem tanggal (cronological
filing system)
Sistem tanggal adalah sistem
penyimpanan atau penataan berkas/arsip berdasarkan urutan waktu/kronologis dari
tanggal, bulan, dan tahun penerimaan/pencatatan surat/dokumen.
5. Sistem nomor (numeric filing
system)
Sistem nomor adalah sistem
penyimpanan atau penataan berkas/arsip berdasarkan nomor, yang dibagi menjadi 2
macam , yaitu :
· Filing Sistem Nomor Dewey.
· Filing Sistem Nomor Terminal Digit.
D.
Jenis-jenis
Peralatan Kantor
Makin modern
suatu kantor dan makin sibuk pekerjaan maka makin modern dan makin banyak
menggunakan peralatan kantor. Kesemuanya itu digunakan untuk menunjang
qualities dan kuantitas serta efisien dan efektifitas hasil maupun pelaksanan
pekerajan kantor.
Peralatan
kantor (Office supplies) adalah seluruh peralatan yang digunakan dalam
kegiatan penyelesaian pekerjaan tata usaha yang terdiri dari mesin-mesin kantor
dan alatalat bukan mesin. Perlengkapan kantor (office equipment) adalah
segenap benda yang digunakan untuk membantu kelancaran penyelesaian pekerjaan
kantor.
Perlengkapan
kantor terdiri dari :
1. Mesin
Kantor (office machine) adalah alat yang digunakan untuk menghimpun,
mencatat, dan mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan tata usaha yang
bekerja secara mekanik, elektrik, dan magnetic. Contohnya : mesin hitung, mesin
potong kertas, mesin tik, mesin scanner, offset, fotocopy, komputer, facsimili,
telepon, aiphon, Dictaphone, mesin absen.
2. Perabot
Kantor (Office Furniture) adalah benda-benda kantor yang terbuat
dari kayu atau besi, untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor.
Contohnya meja, kursi, macam-macam lemari, rak, dan filing cabinet.
3. Hiasan
Kantor (Office Arrangement) adalah benda-benda kantor yang berguna
menambah suasana yang menyenangkan dalam penyelesaian pekerjaan kantor. Hiasan
kantor terdiri dari hiasan wajib dan hiasan yang menambah suasana yang
menyenangkan. Yang termasuk hiasan wajib, misalnya gambar presiden dan wakil,
gambar lambang negara, bendera, struktur organisasi. Hiasan kantor yang
menambah suasana yang menyenangkan, antara lain lukisan, patung, vas bunga,
tanaman hidup atau buatan.
4. Bekal
Kantor (Office Supplies) adalah benda-benda kantor yang akan habis
dalam pemakaian sehari-hari di kantor. Benda tersebut umumnya digunakan untuk
keperluan tulis-menulis. Bekal kantor terdiri dari lembaran dan bukan lembaran.
Daftar
peralatan/perlengkapan kantor :
1). Baki
surat
2). Buku
Agenda
3). Buku
alamat penting
4) Buku
Diary
5) Buku
telepon
6)
Dictaphone
7) Earphone
8) Ensiklopedi,
kamus
9) Gunting
10) Brankas,
box Cash
11)
Kalkulator, sempoa
12) Micro
film, Paper shredder
13) Kapur
tulis
14) Karet
penghapus
15) Mesin
hitung (kalkulator)
16) Kertas
Isap
17) Kartu
nama
18).
Komputer
19). Papan
Panel
20). Pena,
pensil, marker
21)
numerator
22) Pensil
berwarna
23) Cutter,
pemotong kertas
24) Penjilid
(binding machine)
25) Printer
26) Kalender
meja
27) Sampul
28) Pembuka
surat (letter opener)
29) Stempel,
bak stempel, gantungan perforator stempel
30) Tancapan
surat (spindle file)
31) Kalender
32) Tangkai
pena
32) Tinta
34) Pita
mesin
35)
Macam-macam kertas
36) Map,
Folder, Ordner, Snelhechter
37) Stapler
(hechtmacine), remover
38)
Correction fluid, Tipp-Ex
39) Perekat,
lem
40)
Cellotape
41)
Penggaris
42) Jangka
43) Sablon
44)
Timbangan surat
45) Telephone,
faksimili, aiphone
46) Mesin
tik
47) OHP,
slide, datashow
48) Paper
shredder (penghancur kertas)
49)
Fotocopy, Scanner, stensil.
50) Mesin
absensi
Tidak ada komentar:
Posting Komentar