MENGELOLA KARTU UTANG

Ada dua metode pencatatan utang yaitu account payable procedure dan voucher payable procedure. Dalam account payable procedure, catatan utang adalah berupa kartu utang yang di selenggarakan untuk tiap kreditur, yang memperlihatkan catatan mengenai nomor faktur dari pemasok, jumlah yang terutang, jumlah pembayaran, dan saldo utang. Dalam voucher payable procedure, tidak diselengarakan kartu utang, namun di gunakan asip voucher (bukti kas keluar) yang di simpan dalam arsip menurut abjad atau menurut tanggal jatuh temponya. Arsip bukti kas keluar ini berfungsi sebagai catatan utang.

Dokumen yang di gunakan dalam account payable procedure adalah :

1.      Faktur dari pemasok

2.      Kwitansi tanda terima uang yang ditandatangani oleh pemasok atau tembusan surat pemberitahuan yang di kirim ke pemasok, yang berisi keterangan untuk apa pembayaran tersebut di lakukan.

Catatan akuntansi yang di gunakan dalam account payable procedure adalah :

1.      Kartu utang,digunakan untuk mencatat mutasi dan saldo utang kepada tiap kreditur

2.      Jurnal pembelian, digunakan untuk mencatat transaksi pembelian

3.      Jurnal pengeluaran kas, digunakan untuk mencatat transaksi pembayaran utang dan pengeluaran kas yang lain.

Prosedur pencatatan utang dengan account payable procedure adalah sebagai berikut:

            Pada saat faktur dari pemasok telah di setujui untuk di bayar

1.      Faktur dari pemasok dicatat dalam jurnal pembelian

2.      Informasi dalam jurnal pembelian kemudian di posting kedalam kartu utang yang di selenggarakan untuk setiap kreditur.

      Pada saat jumlah dalam faktur di bayar

3.      Cek di catat dalam jurnal pengeluaran kas

4.      Informasi dalam jurnal pengeluaran kas yang bersangkutan dengan pembayaran hutang di posting kedalam kartu hutang. Berikut prosedur pencatatan hutang dengan account payable prosedure

CATATAN HUTANG DENGAN ACCOUNT PAYABLE PROCEDURE

Pencatatan transaksi timbulnya hutang

Faktur dari pemasok                           Jurnal pembelian                 

                                                                                  Jurnal Pengeluaran Kas

Kuitansi dari pemasok         Jurnal Pengeluaran kas

Pencatan transaksi pembayaran hutang

Voucher Payable Prosedure

Jika dalam account payable procedure, pencatatan utang melalui 4 tahap, sedangkan dalam voucher payable procedure, pencatatan utang melalui dua tahap dalam register bukti kas keluar dan jurnal pengeluaran kas.

Dokumen yang digunakan dalam pencatatan voucher payable procedure adalah :

Bukti kas keluar atau kombinasi bukti kas keluar dan cek. Bukti kas keluar ini merupakan formulir pokok dalam voucher payable procedure.

Dimana bukti kas keluar ini , mempunyai tiga fungsi yaitu :

1.      Sebagai surat perintah kepada bagian kassa untuk melakukan pengeluaran kas sejumlah yang tercantum di dalamnya.

2.      Sebagai pemberitahuan kepada kreditor mengenai tujuan pembayarannya.

3.      Sebagai media untuk dasar pencatatan utang dan persediaan.

Seperti hal nya harta perusahaan, maka utang perusahaan pun di bagi menjadi 2 kelompok, yaitu hutang lancar dan hutang jangka panjang. Utang lancar adalah hutang – hutang yang harus dilunasi dalam jangka pendek atau tidak lebih dari satu tahun. Termasuk hutang jangka pendek:

1.      Hutang dagang yakni hutang yang terjadi karena pembelian barang di lakukan secara kredit. Hutang dagang biasanya tidak di jamin dengan surat perjanjian, terjadi karena semata – mata karena atas dasar kepercayaan.

2.      Utang wesel ( notes payable ) yaitu utang dengan jaminan surat perjanjian khusus dalam bentuk wesel yang di atur dengan undang – undang.

3.      Beban – beban yang masih harus di bayar ( accrual payable ) yaitu beban yang sudah terjadi dan harus di catat, tetapi pada saat menyusun neraca belum di bayar. Termasuk kelompok ini : utang bunga, utang sewa dan utang gaji

4.      Utang pajak yaitu pajak yang belum di setor kekas negara

5.      Pendapatan diterima dimuka yaitu penerimaan – penerimaan dari pihak lain untuk jasa yang belum di serahkan oleh pihak perusahaan. Misalnya : Bunga diterima dimuka atau sewa diterima dimuka.

Utang jangka panjang ( long term liabilities ) adalah hutang yang jatuh tempo pelunasan lebih dari satu tahun. Termasuk kelompok hutang jangka panajang :

1. Hutang oblgasi ( Bond payable ) yaitu hutang kepada pemegang obligasi yang di keluarkan oleh perusahan
2. Hutang hipotik ( mortage notes payable ) yaitu hutang parusahaan yang di jamindengan benda – benda tidak bergerak seperti tanah, bangunan gedung dan sebagainya.